Правила хранения личных дел сотрудников в организации

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 110-86-37
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 366

Дорогие читатели, наши специалисты подготовили для вас этот материал совершенно бесплатно. Однако статьи рассказывают о типовых способах решения вопросов по трудовым спорам. Но каждый случай индивидуален и носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта. Это быстро и бесплатно.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных.

В настоящее время организации отдают предпочтение ведению личных дел сотрудников, хотя законодательство и не выдвигает подобных требований ко всем работодателям. Делается это в целях упорядочить работу с персональными данными и обеспечить сохранность полученных сведений. Если в вашей организации принято решение о ведении личных дел работников, необходимо сразу решить вопрос с организацией их хранения.

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ЛИЧНЫМИ ДЕЛАМИ РАБОТНИКОВ

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Она обязательна для ведения всеми работодателями см. Личное дело является намного более информативным, чем личная карточка. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте.

Это быстро и бесплатно! Хранение личных дел сотрудников организации производится в соответствии с установленными нормами архивного законодательства и положениями закона о персональных данных. Как правильно организовать текущее и архивное хранение личных дел работников предприятия рассказывается в статье. Эффективность процесса управления персоналом зависит во-многом от того, насколько индивидуальным будет подход к каждому конкретному работнику.

Чем больше сведений о сотруднике известно, тем в большей степени будет обеспечиваться его персонификация. Такие сведения собираются, систематизируются и анализируются с помощью личных дел. В них подшиты документы, позволяющие получить точное, объективное и максимально полное представление о конкретном работнике. Обязанность работодателя организовать формирование, ведение и хранение личных дел сотрудников установлена законом только в отношении учреждений государственного подчинения. Управляющая компания также имеет право установить такую обязанность в отношении предприятий, находящихся в ее непосредственном подчинении.

Но никто не запрещает работодателям вести такие дела и на коммерческих предприятиях. По сути, личное дело — это досье, которое начинает формироваться уже в момент приема нового сотрудника на работу. При этом законом не установлено, какие именно документы должны подшиваться в папку с личным делом. Но, как правило, к числу документов, которые подшиваются в нее первыми, относятся:. Обратите внимание: поскольку с 1 июля года ужесточились требования к порядку сбора, обработки и хранения персональных данных, целесообразно в личное дело включить копию согласия сотрудника на сбор и обработку сведений личного характера о нем.

Для облегчения поиска нужных документов в процессе формирования, ведения и хранения личных дел, каждое из них содержит внутреннюю опись с перечнем всех подшитых в дело документов. Образец внутренней описи личного дела приведен ниже. Процесс формирования и ведения личного дела завершается с момента увольнения сотрудника, после чего оно уже утрачивает свое практическое, управленческое значение и считается исполненным и может быть передано на хранение.

Архивное хранение личных дел работников осуществляется в соответствии с установленными регламентами. Документы, входящие в состав личного дела работника, содержат его персональные данные и при этом некоторые из них относятся к документам длительных сроков хранения. Поэтому как текущее, так и архивное хранение личных дел работников осуществляется по особым правилам и предусматривает специальную процедуру при оформлении и передаче их на хранение в архив организации.

В практике текущего делопроизводства сведения, информация, хранящаяся в личном деле используется довольно часто, например, при планировании карьеры сотрудника, разработки программы его обучения, уточнения условий заключенного с ним трудового договора. Поэтому текущее хранение личных дел работников необходимо организовать таким образом, чтобы обеспечить их быстрый оперативный поиск и, вместе с тем, исключить несанкционированный доступ к персональным данным третьим лицам.

Папки с этими кадровыми документами должны храниться либо в специальном сейфе, либо в опечатываемом закрытом шкафу, доступ к которому разрешен только тем должностным лицам, перечень которых утвержден приказом руководителя. Лицо, ответственное за сохранность и обеспечение ограниченного доступа — это, как правило, руководитель кадровой службы.

Папки с личными делами хранятся на полках шкафов вертикально, корешками с номерами наружу. Если штатная численность предприятия превышает 50 человек, есть смысл вести алфавитные карточки, в которых, кроме фамилии, имени и отчества работника будет указан номер его личного дела и дата, когда оно было заведено.

Это позволит существенно ускорить поиск нужной папки. Если кадровый состав организации небольшой, учет личных дел можно вести с помощью специальной алфавитной книги. Работник, желающий ознакомиться с содержанием своего личного дела, находящегося в текущем хранении, может это сделать только написав соответствующее заявление и получив визу руководителя. Посмотреть документы сотрудник может только в присутствии работника кадровой службы. При обнаружении ошибочных или неточных данных сотрудник должен предоставить документы, на основании которых в личное дело будут внесены изменения.

Обратите внимание: Проверка наличия, правильности ведения и хранения личных дел сотрудников должна проводиться в организации ежегодно. По ее результатам составляется акт. После увольнения сотрудника, пока текущий календарный год не закончится и далее, еще в течение одного-трех лет, личные дела могут храниться в сейфе кадровой службы, но затем необходимо осуществить их архивно-техническую обработку и передать на хранение в архив по сдаточной описи.

Исполненные после увольнения или смерти сотрудников личные дела передаются на хранение в архив организации. Когда такого архива нет, они хранятся в отделе кадров до того, как будут переданы в государственный или муниципальный архив, если организация является источником комлектования таких архивов.

Перед тем, как дела будут переданы в архив, их соответствующим образом подготавливают. Алгоритм следующий:. Обложка оформляется в соответствии с утвержденной на предприятии номенклатурой дел. В соответствии с ней указывается индекс и сроки хранения личных дел.

Дата дела — это крайнее сроки тех документов, которые в нем хранятся, то есть — даты приказа о приеме сотрудника на работу и приказа о его увольнении.

По общепринятому правилу, исчисление срока хранения личных дел начинается с 1 января года, следующего за тем, когда дело было исполнено. То есть, если работник уволился в году, срок хранения его личного дела начнет исчисляться с 1 января года, независимо от того, когда закончилось действие трудового договора — в января или декабре года. Сформированные в государственных, муниципальных органах и организациях-источниках комплектования госархивов.

Сформированные в государственных и муниципальных архивах, поступившие из ликвидированных организаций всех форм собственности. Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта.

Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта. Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Руководитель — секретарь: как определить ваши психотипы и сработаться со сложным шефом. Ввести код доступа О журнале. Подписка на журнал: карта Yves Rocher в подарок!

А еще Статьи Кадровое делопроизводство Хранение личных дел. Хранение личных дел. Темы: Кадровое делопроизводство. Статьи по теме Служебная записка образец Приказ о назначении ответственного за делопроизводство Должностная инструкция секретаря делопроизводителя Делопроизводство кадров: порядок ведения Новое в кадровом делопроизводстве в году.

Из статьи вы узнаете: как формируются, ведутся и хранятся личные дела; каков текущий порядок хранения личных дел работников; как подготовить личные дела к архивному хранению; каковы сроки хранения личных дел работников.

Читайте по теме в электронном журнале. Справка Текущий порядок хранения личных дел работников В практике текущего делопроизводства сведения, информация, хранящаяся в личном деле используется довольно часто, например, при планировании карьеры сотрудника, разработки программы его обучения, уточнения условий заключенного с ним трудового договора. Ваша персональная подборка. Подписка на статьи Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Адрес электронной почты.

Я даю свое согласие на обработку моих персональных данных. Справочник секретаря и офис-менеджера. Получить демодоступ или сразу подписаться. Рекомендации по теме.

Новости по теме. Подборка для вашего руководителя: 5 важных новостей. Дайджест важных новостей. Электронное удостоверение личности узаконят в июле. Вопросы по теме. Можно ли уволиться без возвращения остатка займа? Как отозвать заявление на увольнение по собственному желанию? Могут ли работники отказаться от аттестации? Нужно ли составлять приказ о сокращении рабочего времени? Как правильно составить акт? Мероприятия Проверь свои знания и приобрети новые Посмотреть.

Самое выгодное предложение Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас. Мы в соцсетях. Важное в июне Руководитель — секретарь: как определить ваши психотипы и сработаться со сложным шефом Как правильно написать заявление?

Как правильно изъять документ из дела? Правовая база. Налоговый кодекс Гражданский кодекс. Новости партнеров. В Москве обсудили перспективы и практики внедрения профстандартов. Опрос недели. Как часто вы проявляете инициативу на работе? Меня это мотивирует.

Как организовать хранение личных дел сотрудников

Федеральный закон от Апелляционное определение Саратовского областного суда от Апелляционное определение Самарского областного суда от Издание Подписаться на журнал Форум для специалистов по кадрам Авторам Рекламодателям. Рубрики Новое в законодательстве Практика применения трудового законодательства Кадровое делопроизводство Трудовая книжка Трудовые споры Охрана труда Оплата труда Рабочее время Социальное обеспечение Пенсионное обеспечение Бухгалтерия и кадры Надзор и контроль Архивное дело Зарубежный опыт Кадровый менеджмент Рекрутинг Банк документов Мотивация труда. Законодательство РФ предписывает вести личные дела на лиц, замещающих должности государственной службы.

Коммерческая организация может расформировать личные дела сотрудников?

Но более точная и полная информация о сотрудниках помогает руководителю эффективнее управлять трудовым коллективом. Для того чтобы обладать такой информацией, фиксирование данных, связанных с трудовой деятельностью сотрудников, и формирование полученной информации в личные дела является целесообразным. Законодательство предусматривает обязательное ведение личных дел только на государственных гражданских служащих. Кому нужно вести личные дела в обязательном порядке? На остальных работников обязательность этого определяется локальными нормативными актами организации. Дорогие читатели!

Сколько хранятся личные дела сотрудников в организации?

My Solutions. По размеру бизнеса. Решения для отраслей. О компании. О компании Партнеры Руководство Карьера. HR СЕРВИСЫ Расчет заработной платы Расчет заработной платы на регулярной основе 3-НДФЛ Экспертиза заполнения больничных листов Кадровое администрирование Ведение кадрового администрирования Воинский учет Кадровый аудит Восстановление кадровой документации Постановка кадров с нуля Поиск и подбор персонала Компенсации и льготы Исследование системы компенсаций и льгот Разработка системы компенсаций и льгот Расторжение трудового договора Нормирование труда Экспресс-диагностика Предоставление временного персонала. По размеру бизнеса Для малого бизнеса Для крупного бизнеса Для филиалов и представительств. Решения для отраслей Банки и финансы Нефтегазовый сектор Технологии и инновации Фармацевтическая отрасль Ритейл.

Как хранить личные дела сотрудников в организации

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Заведенные личные дела работников уничтожать нельзя. Вернуться назад.

Не все категории работодателей обязаны вести личные дела своих работников. Но для эффективности управления коллективом, формировать их целесообразно.

Это пакет сведений и документов о сотруднике, занимаемых им должностях и его продвижению по службе. Дело или совокупность документов, заключенных в отдельную обложку, ведется на каждого сотрудника предприятия если работодатель принял решение о ведении таких документов. По закону дела ведутся только на госслужащих см. Федеральный закон от

Правила хранения личных дел сотрудников в организации

.

Порядок ведения и хранения личного дела

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Где хранить копии личных документов работников - Елена Пономарева
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 0
  1. Пока нет комментариев...

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных